Các công việc chính
Là đầu mối tiếp nhận và gửi đi công văn, giấy tờ của công ty. Có nghĩa vụ chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết khi cần thiết hoặc có yêu cầu. .
Lưu trữ, sắp xếp thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan.
Tiếp nhận đơn xin đến muộn, về sớm, đơn xin nghỉ ốm, nghỉ phép, đơn xét tăng lương, … các loại giấy tờ công văn khác của Nhân viên trong công ty.
Theo dõi và quản lý lịch làm việc của Nhân sự trong doanh nghiệp.
Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty. Tiếp nhận các nhu cầu về điều chỉnh phúc lợi, các chế độ đãi ngộ và chính sách thưởng phạt khác để đảm bảo quyền lợi của nhân viên trong công ty.
Phụ trách Photocopy, các vấn đề in ấn trong doanh nghiệp (giấy, mực, gọi kỹ thuật sửa chữa máy in khi máy hỏng, …), văn phòng phẩm (bảng, máy chiếu, …).
Thực hiện công tác lễ tân khi được yêu cầu như đón tiếp khách, hỗ trợ trong các buổi họp / Event, nghe và nhận cuộc gọi liên hệ với doanh nghiệp, đặt lịch công tác / lịch hẹn cho sếp, ...
Phụ trách mua sắm các tài sản, thiết bị hay đồ dùng thông thường trong doanh nghiệp. Hỗ trợ quản lý cơ sở vật chất bằng cách lưu trữ các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng có liên quan tới mua bán, thuê, mượn cơ sở vật chất, máy móc thiết bị trong công ty.
Làm hậu cần chuẩn bị đồ đạc cho các sự kiện của công ty.
Tổ chức sinh nhật cho các thành viên của công ty trong tháng.
KPI công việc
Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần gọi đầu tiên (First Contact Resolution - FCR)
Tỷ lệ yêu cầu, đề xuất được giải quyết
Số công văn, giấy tờ bị bỏ sót
Số sự kiện được tổ chức
Yêu cầu công việc
Tốt nghiệp trình độ đại học các ngành liên quan đến Kế toán, Tài chính - Ngân hàng, Nhân sự hay các ngành liên quan.
Có kinh nghiệm ít nhất 1 năm là nhân viên hành chính trong phòng nhân sự hay 1 vị trí tương đương khác.
Có kinh nghiệm trong việc Lễ tân, tổ chức sự kiện là 1 lợi thế.
Thành thạo tin học văn phòng.
Có khả năng ngoại ngữ ở mức trung bình. Thành thạo ngoại ngữ là 1 lợi thế.
Là người nhiệt tình, chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ và biết quan sát.
Năng lực liên quan
Knowledge - Hiểu về chuyên môn nghiệp vụ
Knowledge - Trình độ ngôn ngữ
Knowledge - Trình độ ngoại ngữ (Tiếng Anh)
Skill - Kỹ năng giao tiếp
Skill - Kỹ năng phân tích, xử lý tình huống và ra quyết định
Skill - Kỹ năng xây dựng mối quan hệ
Skill - Kỹ năng làm việc nhóm
Skill - Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian
Skill - Năng lực giải trình
Attitude - Tỉ mỉ, cẩn thận
Attitude - Nhạy bén
Attitude - Trung thực
Bộ câu hỏi phỏng vấn
Bạn có thể mô tả 1 ngày làm việc điển hình của một nhân viên hành chính văn phòng được không?
Bạn có sử dụng công cụ nào cho công việc của một nhân viên hành chính văn phòng không? Nêu cách sử dụng và các chức năng bạn cần để hoạt động hiệu quả.
Bạn làm cách nào để theo dõi thời gian làm việc của các đồng nghiệp 1 cách hiệu quả?
1 chiếc máy Photocopy thường gặp các vấn đề gì? Bạn có kinh nghiệm xử lý các vấn đề đó không? Nếu việc xử lý nằm ngoài khả năng của bạn, thì bạn làm thế nào?
Bạn làm cách nào để theo dõi các thông tin về BHYT, BHXH và các thông tin về quyền và phúc lợi của từng nhân viên trong doanh nghiệp?
Nêu quy trình xử lý yêu cầu của 1 nhân viên trong doanh nghiệp.
Nêu các công tác hậu cần cần thiết cho việc tổ chức sự kiện của công ty.